Viviamo in un'epoca in cui la capacità di reagire velocemente ai cambiamenti improvvisi del mercato e della società è fondamentale per salvaguardare non solo la crescita, ma anche l'esistenza stessa delle nostre imprese. L'emergenza Coronavirus del 2020 ci ha insegnato che dobbiamo essere resilienti. Questo significa che dobbiamo essere pronti a stravolgere completamente le nostre modalità di lavoro, adottando quella flessibilità e quegli strumenti che ci consentono di lavorare da qualsiasi parte del globo e allo stesso tempo di avere la capacità di reagire alle situazioni impreviste.
In questo post voglio raccontare che cosa abbiamo fatto noi di Webcircles, fin dall'inizio della nostra attività, per poter gestire la nostra impresa con lo smart working, lavorando da casa, dalla sede di un cliente, in treno o da una casa in riva al mare per buona parte dell'estate.
E allora cominciamo ad esaminare alcuni semplici passi per iniziare ad adottare un approccio più smart al lavoro.
Sposta i documenti in cloud
Che tu gestisca una ditta individuale o un'azienda con diversi team, la sostanza non cambia. È fondamentale utilizzare un servizio di condivisione documenti come, ad esempio, Dropbox, G Suite oppure Office 365. Si tratta di servizi che, non solo offrono uno spazio di archiviazione in cloud per i propri documenti, ma che consentono anche a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, lasciando commenti ad uso interno oppure apportando modifiche e revisioni al documento. Inoltre è possibile definire dei permessi di accesso ai singoli documenti o alle singole cartelle, così da evitare che persone del team ed esterni non autorizzati abbiano accesso a dati e informazioni riservati.
I vantaggi dell'adottare un sistema archiviazione dei documenti in cloud sono molteplici, ma i più importanti sono il poter accedere a tutti i documenti dell'azienda da qualsiasi dispositivo e il poter condividere tali documenti con altri membri del team.
In questo modo non sarà più importante il luogo da cui ciascuna persona lavora perché tutti saranno in grado di accedere ai documenti e alle informazioni fondamentali per il proprio lavoro, senza il bisogno di essere fisicamente il ufficio.
Utilizza una piattaforma di messaggistica
«Che cos'è il genio? È fantasia, intuizione, decisione e velocità d'esecuzione». Sul lavoro vince chi è capace di reagire rapidamente alle richieste del mercato ed una comunicazione rapida ed efficiente tra i componenti del team è uno dei fattori importanti per migliorare la produttività. Ma come fare a comunicare con i colleghi quando ci si trova fuori ufficio, senza rischiare di stare tutto il giorno al telefono?
Usare la mail per comunicazioni brevi potrebbe essere a prima vista una soluzione, ma il rischio è quello di ritrovarsi la casella di posta intasata da centinaia di messaggi attinenti a diversi progetti e clienti, con la conseguente difficoltà nel ricercarli e organizzarli a posteriori.
Una soluzione che risolve questi problemi è utilizzare una piattaforma di messaggistica (la cosiddetta chat aziendale), come Slack o Teams (incluso in Office 365). Tali piattaforme consentono da un lato di comunicare rapidamente con il proprio team, dall'altro di organizzare tutte le conversazioni per progetto, per cliente o per qualunque altro criterio.
In questo modo sarà molto più semplice comunicare con i colleghi e allo stesso tempo mantenere il focus sulle varie attività e sui progetti che vengono portati avanti in parallelo.
Adotta un sistema di videoconferenza
Perché perdere tempo e denaro in inutili spostamenti quando la maggior parte delle riunioni potrebbero essere tranquillamente condotte in videoconferenza? In Webcircles, ove possibile, preferiamo le videoconferenze alle riunioni tradizionali. Capita spesso, ad esempio, che alcuni di noi siano all'estero e che in quel momento sorga la necessità di pianificare una riunione con un cliente in Italia. Ovviamente, anziché rimandare la riunione, ci colleghiamo in videoconferenza, velocizzando così la reattività alle richieste ed ottimizzando allo stesso tempo la nostra operatività.
Esistono numerose piattaforme di videoconferenza, la maggior parte delle quali offre piani gratuiti che possono soddisfare le esigenze della maggior parte delle PMI, delle microimprese e dei liberi professionisti. Noi, ad esempio, usiamo Google Meet, incluso nel pacchetto G Suite, ma esiste un'alternativa piuttosto analoga offerta da Teams (incluso in Office 365). Per i liberi professionisti si possono inoltre valutare Zoom oppure Whereby.
Sostituisci il telefono fisso con una soluzione VoIP
Forse non tutti sanno che ormai anche il traffico voce del buon vecchio telefono fisso, quello con il doppino di rame, a partire da un certo punto della rete viene gestito in modalità VoIP. Il VoIP è una tecnologia che consente di far viaggiare il traffico telefonico attraverso la linea internet, consentendo agli operatori telefonici di gestire molte più chiamate simultanee e riducendo di conseguenza il costo di una singola chiamata.
Per le aziende ci sono inoltre numerosi vantaggi apportati dall'adozione di un sistema di telefonia VoIP. Oltre alla significativa riduzione dei costi, la telefonia VoIP consente di usare la linea telefonica fissa da un computer, uno smartphone, un tablet e da qualsiasi altro dispositivo connesso a internet. In più questa tecnologia rende possibile effettuare e trasferire le chiamate ai colleghi senza costi aggiuntivi, impostare un risponditore automatico e stabilire fasce orarie "do-not-disturb" nelle quali i telefoni non squillano.
Online si trovano sono numerose soluzioni e piattaforme VoIP come 3CX (disponibile anche in versione cloud) e Vohippo, più adatte per le aziende. Tra le alternative per i liberi professionisti troviamo, ad esempio, Clouditalia Orchestra, e Messagenet.
Noi ci siamo organizzati in questo modo:
- abbiamo comprato un numero di telefono da Clouditalia Orchestra che ha un costo annuale di qualche decina di euro;
- abbiamo attivato Vohippo a cui paghiamo il traffico telefonico;
- abbiamo scelto di usare il centralino in cloud di 3CX per gestire e smistare le chiamate, anche se potrebbe essere tranquillamente usata la piattaforma offerta da Vohippo;
- quando siamo fuori ufficio usiamo le app di 3CX sul cellulare per inviare e ricevere chiamate, mentre quando siamo in sede usiamo dei telefoni VoIP della Yealink (T21P E2).
Preferisci software gestionali in cloud
Ultimo, ma non meno importante, è l'aspetto che riguarda i software gestionali. Negli ultimi anni sono state lanciate le piattaforme gestionali più disparate per gestire in cloud qualunque aspetto dell'azienda, dalla fatturazione al rapporto con i clienti.
È importante spostare sul cloud anche i software gestionali perché in questo modo si elimina la necessità di essere fisicamente in ufficio per poterli usare. Inoltre, dal punto di vista della sicurezza, i fornitori di piattaforme gestionali cloud sono obbligati a rispettare rigorosi standard di sicurezza e integrità dei dati, cosa che non è quasi mai possibile riuscire ad ottenere con una gestione più casalinga del software.
Quando si parte da zero è semplice iniziare a gestire i processi aziendali con piattaforme in cloud, ma ci sono situazioni in cui non è possibile passare da un gestionale tradizionale a un gestionale in cloud. E allora, che fare? Per fortuna ci sono piattaforme che consentono di rendere accessibili tramite un qualsiasi browser web anche i software gestionali più vecchi, che normalmente risiedono su un grosso e rumoroso server in ufficio. Se desideri maggiori informazioni relativamente a queste piattaforme, contattaci!
Considerazioni finali
La capacità di rispondere alle situazioni avverse con flessibilità e resilienza è qualcosa che va pianificato ed è un aspetto su cui ogni azienda dovrebbe investire, per evitare di rimanere sopraffatta da dinamiche sulle quali non può avere il controllo.
Nonostante per alcuni cambiare completamente modalità di lavoro possa rivelarsi difficoltoso, i benefici apportati da uno snellimento delle modalità di lavoro sono innumerevoli e, soprattutto, non hanno prezzo.
L'esperienza dell'emergenza sanitaria in Italia del 2020 ha sicuramente portato numerose aziende a comprendere che non c'è più tempo per continuare ad affermare «Si è sempre fatto così». È tempo di cambiare e di sfruttare la crisi per crescere professionalmente ed essere partecipi di quella rivoluzione culturale di cui il mondo del lavoro ha bisogno, oggi più che mai.
