Ottimizzare i processi per eliminare le inefficienze e massimizzare i margini

Cliente

SM Consulting è una società di consulenza che supporta le aziende B2B nel loro processo di crescita, gestendo strategie di acquisizione clienti multicanale (e-mail, chiamate, LinkedIn). Il suo modello di business si basa sulla fornitura di servizi ad alto valore aggiunto, gestiti su commessa.

Richiesta del cliente

Le richieste presentate dalla direzione di SM Consulting nascevano dall’urgenza di superare una frammentazione operativa percepita come il principale ostacolo alla scalabilità del business. Il cliente ha espresso la chiara volontà di centralizzare l’intera gestione in un’unica “Fonte di Verità” (“Single Source of Truth”), eliminando la dispersione informativa causata dall’uso di strumenti eterogenei e scarsamente integrati tra loro. Un punto chiave emerso durante l’analisi è stata la necessità di ottenere una visibilità analitica e immediata sulla redditività dei singoli progetti, automatizzando l’incrocio tra i ricavi e i costi reali del lavoro derivanti dai fogli ore (timesheet). Parallelamente, SM Consulting ha richiesto la digitalizzazione completa del funnel di vendita e della contrattualistica tramite firma elettronica, insieme a un sistema capace di gestire autonomamente il ciclo di fatturazione ricorrente e gli incassi digitali, garantendo al contempo il rigoroso rispetto della normativa fiscale spagnola.

Sfide

La crescita di SM Consulting aveva messo in luce i limiti di un’infrastruttura software basata su molteplici tool non comunicanti tra loro. La gestione quotidiana era un complesso rompicapo:

• Processi frammentati: le opportunità commerciali erano gestite in un sistema, i progetti operativi su Trello, la comunicazione su Slack e le campagne di lead generation su strumenti specifici come Apollo e SmartLead.
• Mancanza di visibilità sulla redditività: era estremamente difficile, se non impossibile, collegare i ricavi di un progetto alle ore realmente lavorate dal team, impedendo un’analisi precisa del margine della commessa.
• Task manuali: il trasferimento di informazioni tra un’applicazione e l’altra richiedeva l’inserimento manuale dei dati, con un alto rischio di errore e una notevole perdita di tempo in attività a basso valore.
• Collaborazione dispersa: documenti importanti, comunicazioni e decisioni strategiche erano dispersi tra canali Slack, e-mail e cartelle condivise, rendendo difficoltoso il reperimento delle informazioni.
• Complessità amministrativa: la necessità di gestire la fatturazione ricorrente e garantire la conformità alla normativa fiscale spagnola (Verifactu) richiedeva un controllo manuale e minuzioso.

L’obiettivo strategico era abbandonare questa frammentazione per adottare una soluzione “all-in-one” in grado di unificare e ottimizzare l’intero ciclo di vita del cliente.

Soluzione

La scelta è ricaduta su Odoo, identificato come la piattaforma ideale per la sua natura modulare e nativamente integrata. Il progetto, guidato da Webcircles, ha previsto l’attivazione di un set di applicazioni per coprire ogni esigenza operativa:

• Marketing e Vendite (CRM, Email Marketing, Vendite, Sign): Per gestire l’intero funnel, dalla generazione di lead con campagne automatizzate, alla gestione del portafoglio commerciale, fino alla creazione di preventivi e alla firma elettronica dei contratti.
• Operatività (Progetti, Fogli Ore, Documenti): Per sostituire Trello con una gestione progetti basata su template, tracciare le ore lavorate su ogni task e centralizzare tutta la documentazione in un’unica “cartella cliente”.
• Amministrazione (Contabilità, Abbonamenti): Per automatizzare la fatturazione ricorrente, integrare sistemi di pagamento online (Stripe, GoCardless), garantire la conformità fiscale spagnola e ottenere report finanziari in tempo reale.
• Collaborazione (Discuss, Dipendenti): Per sostituire Slack con un sistema di messaggistica contestuale ai progetti e per gestire l’anagrafica dei collaboratori e i relativi costi orari, fondamentali per il calcolo della redditività.

L’implementazione si è concentrata sulla digitalizzazione dello specifico flusso di valore di SM Consulting. L’approccio non è stato quello di imporre un software, ma di modellare Odoo attorno ai processi vincenti dell’azienda:

• Standardizzazione dei servizi: sono stati creati “template di progetto” in Odoo Progetti che replicano le fasi standard di un servizio (es. onboarding, creazione copy, reporting), garantendo qualità e coerenza nell’erogazione.
• Automazione del ciclo “Order-to-Cash”: è stato configurato un workflow automatizzato in cui un preventivo accettato e firmato digitalmente genera automaticamente il progetto operativo con i relativi task e, contemporaneamente, attiva il contratto di abbonamento per la fatturazione ricorrente.
• Controllo di gestione intelligente: il calcolo della redditività è stato automatizzato. Le ore registrate tramite l’app Timesheet vengono moltiplicate per il costo orario di ogni collaboratore (definito nell’app Dipendenti) e confrontate in tempo reale con i ricavi del progetto, fornendo una visione chiara sulla marginalità.
• Centralizzazione della comunicazione: l’integrazione di Odoo Discuss ha permesso di collegare ogni conversazione e file condiviso direttamente al task o al progetto di riferimento, eliminando la dispersione di informazioni tipica di Slack.