Optimizar los procesos para eliminar ineficiencias y maximizar los márgenes 

Cliente

SM Consulting es una sociedad de consultoría que apoya a las empresas B2B en su proceso de crecimiento, gestionando estrategias de adquisición de clientes en múltiples canales (correo electrónico, llamadas, LinkedIn). Su modelo de negocio se basa en la prestación de servicios de alto valor añadido, gestionados por encargo.

Petición del cliente

Las solicitudes presentadas por la dirección de SM Consulting surgieron de la urgencia de superar una fragmentación operativa percibida como el principal obstáculo para la escalabilidad del negocio. El cliente expresó la clara voluntad de centralizar toda la gestión en una única «Fuente de Verdad Única» («Single Source of Truth»), eliminando la dispersión informativa causada por el uso de herramientas heterogéneas y escasamente integradas entre sí. Un punto clave que surgió durante el análisis fue la necesidad de obtener una visibilidad analítica e inmediata sobre la  rentabilidad de los proyectos individuales, automatizando el cruce entre los ingresos y los costes reales del trabajo derivados de las hojas de tiempo (timesheets). Paralelamente, SM Consulting solicitó la digitalización completa del embudo de ventas (funnel) y de la contratación mediante firma electrónica, junto con un sistema capaz de gestionar de forma autónoma el ciclo de facturación recurrente y los cobros digitales, garantizando al mismo tiempo el riguroso cumplimiento de la normativa fiscal española.

Desafíos

El crecimiento de SM Consulting puso de manifiesto las limitaciones de una infraestructura de software basada en múltiples herramientas no comunicadas entre sí. La gestión diaria era un complejo rompecabezas:

• Procesos Fragmentados: Las oportunidades comerciales se gestionaban en un sistema, los proyectos operativos en Trello, la comunicación en Slack y las campañas de generación de leads en herramientas específicas como Apollo y SmartLead.
• Falta de Visibilidad sobre la Rentabilidad: Era extremadamente difícil, si no imposible, vincular los ingresos de un proyecto con las horas realmente trabajadas por el equipo, impidiendo un análisis preciso del margen del encargo.
• Ineficiencia y Tareas Manuales: La transferencia de información entre una aplicación y otra requería la entrada manual de datos, con un alto riesgo de errores y una notable pérdida de tiempo en actividades de bajo valor.
• Colaboración Dispersa: Documentos importantes, comunicaciones y decisiones estratégicas estaban dispersos entre canales de Slack, correos electrónicos y carpetas compartidas, lo que dificultaba la localización de la información.
• Complejidad Administrativa: La necesidad de gestionar la facturación recurrente y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal española (Verifactu) requería un control manual y minucioso.

El objetivo estratégico era abandonar esta fragmentación para adoptar una solución «todo en uno» que pudiera unificar y optimizar todo el ciclo de vida del cliente.

Solución

La elección recayó en Odoo, identificado como la plataforma ideal por su naturaleza modular y nativamente integrada. El proyecto, liderado por Webcircles, incluyó la activación de un conjunto de aplicaciones para cubrir cada necesidad operativa:

• Marketing y Ventas (CRM, Email Marketing, Ventas, Sign): Para gestionar todo el embudo, desde la generación de leads con campañas automatizadas, hasta la gestión de la cartera comercial, la creación de presupuestos y la firma electrónica de contratos.
• Operatividad (Proyectos, Hojas de Horas, Documentos): Para sustituir Trello con una gestión de proyectos basada en plantillas, rastrear las horas trabajadas en cada tarea y centralizar toda la documentación en una única «carpeta de cliente».
• Administración (Contabilidad, Suscripciones): Para automatizar la facturación recurrente, integrar sistemas de pago online (Stripe, GoCardless), garantizar el cumplimiento fiscal español y obtener informes financieros en tiempo real.
• Colaboración (Discuss, Empleados): Para sustituir Slack con un sistema de mensajería contextual a los proyectos y para gestionar el registro de colaboradores y sus costes horarios, fundamentales para el cálculo de la rentabilidad.

La implementación se centró en la digitalización del flujo de valor específico de SM Consulting. El enfoque no fue imponer un software, sino modelar Odoo en torno a los procesos ganadores de la empresa:

• Estandarización de Servicios: Se crearon «plantillas de proyecto» en Odoo Proyectos que replican las fases estándar de un servicio (ej. onboarding, creación de copy, elaboración de informes), garantizando calidad y coherencia en la prestación.
• Automatización del Ciclo «Order-to-Cash»: Se configuró un flujo de trabajo automatizado donde un presupuesto aceptado y firmado digitalmente genera automáticamente el proyecto operativo con sus tareas correspondientes y, al mismo tiempo, activa el contrato de suscripción para la facturación recurrente.
• Control de Gestión Inteligente: El cálculo de la rentabilidad fue automatizado. Las horas registradas a través de la aplicación Timesheet se multiplican por el costo por hora de cada colaborador (definido en la aplicación Dipendenti) y se comparan en tiempo real con los ingresos del proyecto, proporcionando una visión clara sobre la marginalidad.
• Centralización de la Comunicación: La integración de Odoo Discuss permitió vincular cada conversación y archivo compartido directamente a la tarea o proyecto de referencia, eliminando la dispersión de información típica de Slack.